Qualsiasi evento serio richiede almeno una pianificazione minima. Per organizzare una festa per bambini, una serata di incontro di laureati o una festa conviviale, è necessario dedicare del tempo al budget, alla scelta e alla preparazione dei locali, alla riflessione su giochi e gare. Più attenta è la pianificazione, più efficace e memorabile sarà l'evento.
Istruzioni
Passo 1
Stabilisci obiettivi chiari e concisi per te stesso. Devi immaginare per chi e perché si svolge l'evento. Il primo blocco di obiettivi si riferisce a ciò che vuoi raggiungere. È in gran parte determinato dalla direzione generale dell'evento. Pensa anche agli obiettivi relativi ai partecipanti: cosa dovranno fare, quali compiti dovranno essere svolti e così via. Un incontro inutile può trasformarsi in un passatempo grigio e noioso.
Passo 2
Formare una squadra che si assumerà la responsabilità dell'organizzazione dell'evento. Distribuire le funzioni tra gli organizzatori. Qualcuno sarà responsabile della selezione dei locali e del suo design. Altri dovranno procurarsi i materiali necessari, generi alimentari e altri accessori. Se stai organizzando una festa amichevole, probabilmente avrai bisogno di una ragazza alla pari.
Passaggio 3
Pensa alla forma dell'evento e rispetta rigorosamente il formato accettato. Può essere un seminario di lavoro a casa, una festa aziendale, un incontro di compagni di classe, una festa di Capodanno o per bambini. Ogni modulo richiede una preparazione separata e una composizione ben ponderata dei partecipanti. I visitatori dell'evento dovrebbero essere consapevoli di ciò che li attende all'incontro. I partecipanti non devono essere ingannati.
Passaggio 4
Fai un preventivo di spesa. Includere nell'elenco i costi per l'affitto dei locali, l'acquisto di accessori, il cibo e il pagamento di servizi di terzi. Considera la fonte di finanziamento per l'evento. Nel caso più semplice, la soluzione può essere il finanziamento azionario di ciascun partecipante. Vendere biglietti o organizzare una lotteria aiuterà a ripagare un incontro più serio.
Passaggio 5
Sviluppa un programma di eventi. Elenca i passaggi per gli organizzatori, i presentatori e i partecipanti. Uno script ben congegnato ti salverà da pause imbarazzanti, intoppi e altri malintesi.
Passaggio 6
Preparare gli inviti per i partecipanti. A questo punto, dovresti conoscere esattamente la data, l'ora e il luogo dell'evento. Gli eventi formali richiedono un invito scritto in anticipo. Per eventi meno significativi può essere sufficiente chiamare gli invitati in lista. Si consiglia di farlo qualche giorno prima dell'evento, in modo che tutti possano avere il tempo di apportare modifiche ai propri piani professionali e personali.
